С 1 июля 2025 года в России вступают в силу новые правила, касающиеся ведения трудовых книжек — бумажные трудовые книжки становятся историей, электронный формат вводится для всех.
Это важное изменение затрагивает не только работников, но и бухгалтерские службы компаний. В этой статье разберем, что именно изменится, какие преимущества и риски несет переход, а также дадим практические рекомендации для бухгалтеров.
Что такое электронные трудовые книжки?
- Электронная трудовая книжка — это цифровой документ, в котором фиксируются трудовая деятельность и стаж сотрудника, включая даты приема, перевода и увольнения.
- Все сведения хранятся в единой государственной информационной системе.
Основные изменения с 1 июля 2025 года
Работодатели ведут трудовые книжки сотрудников исключительно в электронном виде, бумажные версии сохранятся только как исторические документы.
Сотрудники смогут самостоятельно получать информацию о своей трудовой истории через личный кабинет на портале Госуслуг.
При приеме на работу работодатель обязан проверить данные электронной трудовой книжки и при необходимости внести корректировки.
Практические примеры перехода
Пример 1: При приеме нового сотрудника Иванова И.И.
Бухгалтер проверяет в системе электронных трудовых книжек сведения о прошлом опыте Иванова.
Если данные отсутствуют, работодатель оформляет трудовой договор и вводит сведения о приеме на работу в электронную книгу.
Пример 2: При увольнении сотрудника Петровой С.С.
Бухгалтер фиксирует дату увольнения и основание в электронной трудовой книжке через портал.
Система автоматически формирует запись, доступную сотруднику и инспекции труда.
Советы для бухгалтеров по переходу на электронные трудовые книжки
- Обновите программное обеспечение: используйте сертифицированное ПО для работы с ЭТК.
- Обучите сотрудников бухгалтерии и кадровиков быстрому и правильному оформлению записей в ЭТК.
- Регулярно проверяйте актуальность и корректность данных через личные кабинеты и государственные сервисы.
- Устанавливайте дополнительные процедуры контроля при изменениях в трудовых отношениях (переводы, отпуска, командировки).
- Заблаговременно информируйте работников о возможности самостоятельного доступа к их электронной трудовой книжке.
Важные моменты и риски
Ошибки в ведении ЭТК могут привести к проблемам при расчете пенсии или трудового стажа сотрудника.
Несвоевременное внесение записей грозит штрафами со стороны трудовой инспекции.
Не все старые записи могут быть автоматически перенесены, важно проверить историю и при необходимости корректировать вручную.
Переход к электронным трудовым книжкам — важный этап цифровизации трудовых отношений в России, который упрощает ведение документации и повышает прозрачность.
Для бухгалтеров ключом к успешной адаптации является своевременное обучение, обновление программного обеспечения и внимательное отношение к каждому кадровому изменению.