Кадровый учет остается одной из ключевых задач для любой компании. В 2025 году законодательство внесло изменения в оформление трудовых отношений и ведение кадровой документации.
Чтобы избежать штрафов и проблем с проверяющими органами, важно знать, какие формы теперь обязательны и как правильно их заполнять. В этой статье мы разберем основные новшества и дадим практические рекомендации.
Основные изменения в кадровом учете в 2025 году
Электронный кадровый документооборот
С 2025 года все кадровые документы (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении, личные карточки) должны быть оформлены в электронном виде по умолчанию. Бумажные версии остаются допустимыми только по согласию работника.
Что нужно сделать:
- Перейти на электронные системы хранения документов.
- Получить согласие работников на обработку их персональных данных в электронной форме.
Новые требования к трудовым договорам
Теперь трудовые договоры должны содержать дополнительные обязательные пункты:
- Информацию о режиме труда и отдыха (включая удаленную работу).
- Детальное описание условий оплаты труда (оклад, премии, компенсации).
- Ссылки на действующие локальные нормативные акты компании.
Пример:
Если сотрудник работает удаленно, в договоре необходимо указать форму связи, график работы и порядок предоставления отчетности.
Обновленная форма личной карточки Т-2
Форма личной карточки работника (Т-2) существенно изменилась. Теперь она включает:
- Раздел о семейном положении и контактах близких родственников.
- Подробную информацию о прохождении медицинских осмотров (для некоторых категорий работников).
- Данные о повышении квалификации и профессиональном обучении.
Совет:
При заполнении новых форм учитывайте конфиденциальность персональных данных работников.
Изменения в порядке оформления больничных листов
Больничные листы полностью переведены в электронный формат. Компании обязаны принимать их только в цифровом виде.
Что нужно сделать:
- Настроить систему для приема и обработки электронных больничных.
- Обучить сотрудников отдела кадров работе с новыми формами.
Обязательная регистрация в системе «Электронный труд»
Все работодатели должны зарегистрироваться в системе «Электронный труд», которая позволяет:
- Хранить кадровую документацию в едином реестре.
- Обмениваться данными с государственными органами.
- Предоставлять работникам доступ к своим документам через портал Госуслуг.
Преимущества:
- Упрощение процесса проверок.
- Защита данных от потери или повреждения.
Какие формы теперь обязательны?
- Форма № Т-1 (приказ о приеме на работу)
Требования к оформлению не изменились, но рекомендуется использовать электронную подпись для подписания.
- Форма № Т-2 (личная карточка работника)
Обновленная версия содержит дополнительные разделы (см. выше).
- Форма № Т-6 (приказ об увольнении)
Теперь обязательно указывать причину увольнения в соответствии с Трудовым кодексом и прилагать ссылки на документы, подтверждающие эту причину.
- Трудовая книжка в электронном виде
С 2025 года все новые сотрудники автоматически регистрируются в системе электронных трудовых книжек. Бумажные версии сохраняются только для тех, кто выбрал этот формат до 2025 года.
Частые вопросы
Вопрос: Можно ли продолжать вести кадровый учет на бумаге?
Ответ: Да, но только с согласия работника. Если сотрудник выбирает электронный формат, бумажные документы больше не нужны.
Вопрос: Какие штрафы грозят за нарушение требований?
Ответ: За неправильное оформление кадровых документов — до 5000 рублей для должностных лиц и до 50 000 рублей для юридических лиц.
Вопрос: Нужно ли переоформлять старые документы?
Ответ: Нет, старые документы остаются действительными, но новые должны оформляться по новым правилам.
Практические рекомендации
- Переход на электронные системы: используйте специализированные программы для ведения кадрового учета (например, «Бухсофт», «Контур.Экстерн»).
- Обучение сотрудников: проведите тренинги для отдела кадров по работе с новыми формами и системами.
- Регулярная проверка документов: организуйте внутренний аудит кадровой документации для выявления ошибок.
Кадровый учет в 2025 году стал более сложным и технологичным. Однако соблюдение новых требований позволит вам минимизировать риски и обеспечить прозрачность работы с персоналом. Если вы затрудняетесь с внедрением изменений или хотите передать управление кадровым учетом профессионалам, обратитесь к нашим специалистам!
Мы поможем:
- Настроить электронный документооборот.
- Подготовить компанию к проверкам.
- Обеспечить полное соответствие законодательству.
Готовы адаптироваться к новым требованиям? Доверьте кадровый учет экспертам!