В дубликат вносят две вещи: общий стаж до приёма в текущую организацию (только по подтверждённым документам) и все записи о работе и поощрениях по последнему месту, которые стояли в утраченной книжке. Подтверждения — приказы, справки, архивные выписки, их копии с подписью и печатью.
Общий стаж записывают одной фразой: сколько лет, месяцев и дней на дату оформления дубликата, без списка организаций и должностей. Внутри этой фразы нужно отдельно указать, какая часть стажа накоплена до приёма в текущую компанию и какая — у нынешнего работодателя.
Считают так: берут день заполнения дубликата, вычитают дату приёма в организацию — это стаж «у нас». Потом добавляют к нему подтверждённый стаж «до нас» и эту сумму заносят в графу 3. В графе 4 пишут только реквизиты документа‑основания, без лишних пояснений.
❌ Чего точно лучше не делать
Не нужно переписывать в дубликат всю старую трудовую по организациям, брать за основу личные записи сотрудника без бумаг и «забывать» про отдельную строку с общим стажем до трудоустройства к вам. Такие варианты вызывают вопросы у ПФР и усложняют назначение пенсии и учёт льготного стажа.
Если подтверждающих документов о прошлой работе нет, этот период в дубликат не попадает. Не придумывайте стаж от руки — лучше помочь: подсказать, куда отправить запросы, 📩 оформить письмо в архив или к правопреемнику и отметить эти шаги в личном деле.
✅ Ориентир простой: меньше «воды», больше точных цифр. Общий стаж — одной суммой, чётко разделён на «до» и «у текущего работодателя», и всё — только на основе документов, без творчества.
