Коллеги, логистика окончательно уходит в «цифру». С 1 сентября 2026 года бумажные поручения экспедитору, складские и экспедиторские расписки, а также железнодорожные накладные становятся пережитком прошлого.
Постановление Правительства № 469 от 27 апреля жестко регламентирует новый порядок: теперь эти документы существуют только в электронном виде в формате XML и обязаны проходить через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
С чего начать переход
Многие спрашивают, с чего начать переход. Первый и самый важный шаг — выбор оператора негосударственной системы электронных перевозочных документов. Без договора с таким оператором вы просто не сможете обмениваться данными. Именно он станет вашим шлюзом в государственный контур: все файлы будут направляться через него в ГИС ЭПД. Важно понимать, что сам документ формирует либо экспедитор, либо заказчик, но вот право на исправления у сторон отсутствует. Как только файл сформирован и подписан, внести в него правки по собственной инициативе уже нельзя. Это защищает от задним числом меняющихся условий перевозки.
Двухуровневый контроль и хранение данных
Система контроля построена по двухуровневому принципу. Сначала ваши XML-файлы проверяет выбранный вами оператор на техническую корректность и соответствие форматам. Если всё в порядке, данные летят в ГИС ЭПД, где проходит финальная, государственная проверка. После успешного прохождения обоих этапов документ считается легитимным и автоматически сохраняется в системе на пять лет. Этот срок установлен законом, и ни одна из сторон не может удалить запись раньше времени.
Что это значит для бухгалтерии
Что это значит для вашей бухгалтерии и юристов? При любой проверке со стороны контролирующих органов вам не нужно будет искать пыльные папки с оригиналами. Данные запрашиваются напрямую из ГИС ЭПД через интегрированное программное обеспечение. Ваша задача — обеспечить бесперебойную работу этого ПО и своевременную интеграцию с оператором.
Имейте в виду, что аналогичные требования уже действуют для авиагрузовых накладных, а с осени к ним присоединяются и железные дороги. Бумага остается лишь как резервный вариант при сбоях связи, но юридическую силу имеет только электронный след в государственной системе.
Начните подбор оператора уже сейчас, чтобы к сентябрю не остаться без возможности оформлять грузы.
