Трудовой договор, СНИЛС, уведомление в ФСС, расчёт зарплаты, НДФЛ и взносов — всё без бухгалтера.
Нанимать первого сотрудника — важный шаг. Многие ИП боятся сложностей с отчётностью, но на самом деле всё можно сделать за 3–5 дней, если знать порядок.
Вот пошаговый план на ноябрь 2025 года — от собеседования до первой зарплаты.
🔢 Шаг 1. Регистрация в качестве работодателя (если вы впервые)
Если у вас ещё никогда не было сотрудников, вы не состоите в ФСС и ПФР как работодатель. Это нужно исправить до первого трудового договора.
Что сделать:
- Подайте уведомление в ФСС — в течение 30 календарных дней с даты заключения первого трудового договора.
→ Но лучше сделать сразу (можно даже до найма).
→ Форма: уведомление по форме 4-ФСС (новая редакция) (https://www.fss.ru) или через налог.ру
- В ПФР вы регистрируетесь автоматически — как только подадите СЗВ-М за первого сотрудника.
💡 Важно: Регистрация в ФСС бесплатна и возможна онлайн через Личный кабинет ИП на nalog.gov.ru → «Подача заявлений» → «О постановке на учёт в ФСС».
📝 Шаг 2. Подготовка документов от сотрудника
Попросите будущего работника предоставить до первого рабочего дня:
- Паспорт (оригинал),
- СНИЛС (если нет — оформите вместе в ПФР или МФЦ),
- Трудовую книжку, только если он работал до 2021 года (с 2021 года ИП вправе не вести бумажную трудовую — достаточно электронной записи),
- Диплом/сертификат (если профессия требует квалификации — например, бухгалтер, водитель).
⚠️ СНИЛС обязателен — без него вы не сможете сдать отчётность в ПФР.
📄 Шаг 3. Заключение трудового договора
Что обязательно указать:
- ФИО сотрудника и ИП,
- Должность и обязанности,
- Режим работы (например, 5/2 с 9:00 до 18:00),
- Оклад (например, 40 000 ₽ в месяц),
- Дата начала работы.
📌 Форма договора:
Используйте типовой образец с сайта Роструда или налог.ру
Подписывается в 2 экземплярах — один сотруднику, второй — вам.
💡 Совет: Добавьте пункт:
«Работник согласен на обработку персональных данных в целях исполнения трудового законодательства».
📤 Шаг 4. Издайте приказ о приёме на работу
- Форма Т-1 (можно скачать на госуслугах или в 1С),
- Укажите: должность, оклад, табельный номер, дату начала,
- Сотрудник ознакомляется и ставит подпись.
📅 Сделайте это в первый рабочий день.
💰 Шаг 5. Как рассчитать зарплату сотрудника в ноябре 2025
Допустим, вы нанимаете продавца на оклад 40 000 ₽ (полная занятость).
Расчёт «на руки»:
- НДФЛ (13%) = 40 000 × 13% = 5 200 ₽
- Зарплата «на руки» = 40 000 – 5 200 = 34 800 ₽
⚠️ Срок уплаты НДФЛ:
При выплате зарплаты — на следующий рабочий день.
Например, если выдали зарплату 5 ноября (среда) → НДФЛ платите 6 ноября.
📊 Шаг 6. Страховые взносы ИП за сотрудника
В 2025 году ИП платит за каждого работника:
| Взнос | Ставка | Сумма с оклада 40 000 ₽ |
| На ПФР (пенсионное) | 22% | 8 800 ₽ |
| На ФОМС (медицинское) | 5,1% | 2 040 ₽ |
| На ФСС (соцстрах) | 2,9% | 1 160 ₽ |
| Итого | 30% | 12 000 ₽ |
💡 Важно:
Взносы платятся ежемесячно до 15-го числа следующего месяца.
За ноябрь 2025 → до 15 декабря 2025 (т.к. 15 декабря — рабочий день).
Взносы не удерживаются из зарплаты — платит ИП из своих денег.
📤 Шаг 7. Отчётность в ноябре–декабре 2025
| Отчёт | Срок сдачи | Куда |
| СЗВ-М (сведения о сотруднике) | До 17 ноября 2025 | ПФР |
| 4-ФСС (начисленные взносы) | До 20 января 2026 | ФСС |
| 6-НДФЛ (НДФЛ за 2025) | До 1 марта 2026 | ФНС |
| РСВ (расчёт по взносам) | До 30 января 2026 | ФНС |
💡 Первый СЗВ-М подайте уже в ноябре, даже если сотрудник отработал 1 день!
💼 Пример: ИП нанял сотрудника 10 ноября 2025
- 10 ноября: заключил договор, издал приказ.
- 12 ноября: подал уведомление о постановке на учёт в ФСС (через ЛК ИП).
- 17 ноября: сдал СЗВ-М за ноябрь.
- 5 декабря: выплатил аванс (например, 15 000 ₽) → НДФЛ удержал, но не платил (платёж — при окончательном расчёте).
- 20 декабря: выплатил остаток зарплаты 25 000 ₽ → НДФЛ 5 200 ₽ перечислил 23 декабря.
- 17 декабря: уплатил взносы за ноябрь — 12 000 ₽.
→ Всё в срок, без штрафов.
❗ Распространённые ошибки ИП
- Не зарегистрировался в ФСС вовремя → штраф до 10 000 ₽.
- Забыл про СЗВ-М за ноябрь → штраф 500 ₽ за сотрудника.
- Платил зарплату наличными без ведомости → риск признать расходы необоснованными.
- Не выдал расчётный листок → штраф по ст. 5.27 КоАП.
📌 Совет: Ведите зарплатный журнал в Excel или используйте бесплатные сервисы (Контур.Бухгалтерия, Мое Дело).
Нанимать первого сотрудника — не страшно.
Главное — зарегистрироваться в ФСС, заключить договор, платить НДФЛ и взносы вовремя.
Если сомневаетесь — первую зарплату лучше рассчитать с консультантом. Один раз разберётесь — и дальше всё пойдёт как по маслу.
📞 Нужна помощь с первым сотрудником?
Мы подготовили для вас:
✅ Готовый пакет документов (трудовой договор, приказ, график отпусков),
✅ Калькулятор зарплаты и взносов,
👉 Первую консультацию — бесплатно в ноябре 2025!