Самозанятые — удобные партнёры для малого бизнеса: они быстро оказывают услуги, выставляют чек через приложение и не требуют сложного оформления. Но если не соблюдать правила, сотрудничество может обернуться штрафами, доначислениями и отказом в учёте расходов при налогообложении.
Разбираем по шагам, как грамотно работать с самозанятыми в 2025 году: от заключения договора до включения расходов в налог по УСН.
🔍 1. Нужен ли вообще договор с самозанятым?
Да, договор нужен.
Хотя самозанятый не обязан использовать ККТ при расчётах с физлицами, при работе с ИП или ООО он — контрагент, и ФНС вправе запросить подтверждение сделки.
📌 По закону: ст. 161 ГК РФ требует письменную форму договора, если сумма превышает 100 000 ₽. Но даже при меньших суммах договор — ваша защита.
💡 Что писать в договоре?
Используйте простую формулировку:
«Исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход (самозанятым) и самостоятельно исполняет обязанности по уплате налогов в соответствии с гл. 23.2 НК РФ. Заказчик не является налоговым агентом по отношению к Исполнителю».
Такая фраза снимет вопросы у проверяющих: вы не обязаны удерживать НДФЛ или платить взносы за самозанятого.
🧾 2. Как принимать чек от самозанятого?
Самозанятый обязан выдать вам электронный чек через приложение «Мой налог», «СБП» или партнёрский сервис (Сбер, Тинькофф и др.).
Что должно быть в чеке:
- Ваша организация (наименование или ИНН) — как покупатель
- Дата и сумма платежа
- Наименование услуги / товара
- Статус самозанятого: «Плательщик НПД»
- Уникальный номер чека (ФН)
⚠️ Важно:
- Чек должен прийти в день оплаты.
- Сохраняйте его в электронном виде (PDF или скриншот с ФН).
- Если чек не пришёл — не считайте расход подтверждённым!
💡 Пример из практики:
ИП Морозов нанял дизайнера-самозанятого за 25 000 ₽. Дизайнер прислал чек через приложение — в нём указан ИНН ИП Морозова.
→ ИП сохранил чек и приложил к бухгалтерским документам.
→ Расход учтён при УСН.
→ Проверка ФНС — пройдена без замечаний.
💰 3. Можно ли учесть расходы на самозанятых при УСН?
Да — но только при УСН «Доходы минус расходы» (15%).
Если вы на УСН «Доходы» (6%) — расходы не уменьшают налог, но всё равно их нужно фиксировать для контроля.
Условия учёта расходов:
- Услуга/товар связаны с вашей деятельностью (например, дизайн логотипа, бухгалтерские консультации, ремонт офиса).
- Есть договор.
- Есть оплата (платёжное поручение, чек из банка).
- Есть чек от самозанятого с вашими данными.
📌 Налоговый кодекс: такие расходы попадают под п. 1 ст. 346.16 НК РФ — «расходы на приобретение товаров, работ, услуг».
❌ Что не учтут:
- Расходы на личные нужды (например, доставка обедов для владельца бизнеса).
- Услуги без чека или с чеком на физлицо (а не на ИП/ООО).
- Оплата наличными без чека.
🚫 4. Чего нельзя делать при работе с самозанятыми?
- Не оформляйте самозанятого как «свой» штат
→ Если он работает ежедневно, по вашему графику, с вашим оборудованием — ФНС может признать его трудовым работником, и тогда вам доначислят НДФЛ, взносы и штрафы.
- Не платите без чека
→ Даже если самозанятый «забыл» отправить чек — это его обязанность. Платите только после получения чека.
- Не принимайте чек на фамилию директора
→ Если вы — ИП, чек должен быть на ваше ФИО и ИНН ИП.
→ Если ООО — чек на наименование организации или ИНН ООО.
📋 5. Пошаговый алгоритм сотрудничества
- Заключите договор (даже в простой письменной форме).
- Укажите в договоре, что исполнитель — самозанятый.
- Перед оплатой попросите прислать чек в приложении (или получите его по QR-коду).
- Проверьте чек: ваши реквизиты, дата, сумма, статус «НПД».
- Оплатите (лучше безналично — с описанием «Оплата по договору №Х от ДД.ММ.ГГГГ»).
- Сохраните: договор + платёжка + чек.
💼 Совет от бухгалтера
Многие предприниматели думают: «Самозанятый сам платит налог — значит, мне ничего не грозит».
Это ошибка.
Если вы не подтвердите расходы, ФНС исключит их из УСН, доначислит налог и пени.
Лучше потратить 10 минут на оформление — чем 100 000 ₽ на штрафы.
📞 Проверьте свои договоры с самозанятыми!
Наша команда проанализирует ваш текущий договор и скажет, всё ли оформлено правильно.
👉 Запишитесь на консультацию — сохраним ваш бюджет и нервы.