Чеки, УПД, договоры — что обязательно, а где можно упростить (особенно перед Новым годом)
Октябрь — время активных закупок: офис готовится к году, рестораны закупают инвентарь к новогодним банкетам, магазины — товар под праздники. Но чем ближе Новый год, тем выше риск «закупиться с нарушениями»: чек без реквизитов, поставщик без документов, подарки без приказа…
Результат? Расходы не принимаются к учёту, налоговая доначисляет налог + пени, а вы теряете деньги дважды — сначала на покупку, потом на штрафы.
Разбираем, как оформлять закупки в октябре 2025 года, чтобы всё засчитали — даже подарки сотрудникам и ёлочные гирлянды.
🔹 Главное правило: расходы должны быть обоснованными, документально подтверждёнными и направлены на получение дохода
Это требование ст. 252 НК РФ. Даже если вы потратили деньги «на бизнес» — без правильных документов их не включат в расходы.
🔹 Что обязательно: три уровня подтверждения
- Первичный документ от поставщика
Зависит от того, у кого вы покупаете:
| Кто продаёт | Что требовать |
| ООО или ИП на ОСНО/УСН | УПД (универсальный передаточный документ) с НДС (если вы на ОСНО) или без НДС (если поставщик не плательщик). Обязательно: ИНН, наименование, подпись, печать (если есть). |
| ИП на ПСН или самозанятый | Чек из приложения «Мой налог» (для самозанятых) или кассовый чек + платёжное поручение (для ИП на ПСН). УПД они не обязаны выдавать. |
| Физлицо (редко, но бывает) | Договор купли-продажи + расписка в получении денег. Но такие расходы почти никогда не проходят проверку. |
💡 Важно: с 2025 года УПД — основной документ для учёта. Счёт-фактура отдельно не нужна.
- Договор
Обязателен, если сумма сделки от 100 000 ₽ (для ИП) или от 600 000 ₽ (для ООО) — по ст. 161 ГК РФ (нотариальная форма не нужна, достаточно простой письменной формы).
Не обязателен для мелких закупок (канцелярия, кофе, мелкий инвентарь).
Но! Если вы хотите учесть расходы в суде или при проверке, договор — ваш главный защитник.
📌 Совет: даже на мелкие суммы заключайте рамочный договор или оферту на сайте поставщика (например, с «Озон Бизнес», «СберМегаМаркет» и т.п.). Это считается документом.
- Подтверждение оплаты
Платёжное поручение (для безнала),
Чек + подтверждение перевода (для онлайн-оплаты),
Кассовый чек + Z-отчёт (если платили наличными через ККТ).
⚠️ Ошибка: оплата с личной карты руководителя без последующего оформления авансового отчёта. Такие расходы не засчитываются.
🔹 Можно ли упростить? Да — но с умом
✅ Где можно обойтись без договора:
- Закупка канцелярии на 5 000 ₽ в «Леруа Мерлен» — достаточно чека и УПД из личного кабинета.
- Подписка на облачный сервис («Моё дело», «Контур», «1С») — подтверждение из личного кабинета + платёжка.
❌ Где нельзя экономить на документах:
- Подарки сотрудникам — нужны приказ + документ от поставщика (см. нашу статью о налогообложении подарков).
- Новогодние корпоративы — расходы на банкет, аниматоров, подарки должны быть подтверждены договорами и актами.
- Товар для перепродажи — обязательно УПД с детализацией номенклатуры.
🔹 Особенности октября: готовимся к Новому году
Многие компании уже сейчас закупают:
- Новогодние подарки для клиентов и сотрудников,
- Украшения для офиса/кафе,
- Инвентарь для праздничных мероприятий.
Как учесть:
| Что купили | Можно ли в расходы? | Условия |
| Подарки клиентам | Да (до 1% от выручки) | Нужен договор с поставщиком, чек, список получателей |
| Ёлка, гирлянды, украшения | Да | Если используются в бизнесе (офис, торговое помещение) |
| Банкет для сотрудников | Нет | Это не производственные расходы → не учитывается |
| Премии/подарки сотрудникам | Да — как расходы на оплату труда | Только при наличии приказа и в рамках локальных актов |
💡 Лайфхак: вместо «корпоратива» организуйте обучающий семинар с фуршетом — тогда расходы на еду и аренду можно обосновать как представительские или на обучение.
🔹 Пример из практики
Ситуация:
ИП на УСН «Доходы минус расходы» купил в октябре:
- Ноутбук для работы — 85 000 ₽ (у ООО, получил УПД),
- Подарки сотрудникам — 3 000 ₽ (у самозанятого, получил чек из «Мой налог»),
- Украшения для кафе — 7 000 ₽ (в магазине, чек ККТ).
Как правильно оформить:
- Ноутбук — УПД + платёжка → в расходы.
- Подарки — чек + приказ руководителя → в расходы (и освобождены от НДФЛ, так как <4 000 ₽).
- Украшения — чек ККТ + внутренний акт о передаче в эксплуатацию → в расходы.
Итог: все 95 000 ₽ снижают налогооблагаемую базу.
🔚 Чек-лист закупок в октябре
- Есть ли УПД/чек с реквизитами поставщика?
- Подтверждена ли оплата?
- Нужен ли договор (сумма> 100 000 ₽)?
- Если это подарок — оформлен ли приказ?
- Расход связан с деятельностью бизнеса?
Правильно оформленная закупка — это не бюрократия, а защита ваших денег. Особенно в преддверии праздников, когда траты растут, а контроль — усиливается.
Не экономьте на документах. Лучше потратить 10 минут на оформление УПД, чем 10 часов на споры с налоговой.
Нужна помощь с учётом закупок или подготовкой к Новому году?
Наши бухгалтеры проверят ваши документы, подскажут, что можно учесть, и помогут оформить всё по закону.
📞 Запишитесь на консультацию — и закупайтесь спокойно.